Conditions d'utilisation du portail de publication au JOPF
Les présentes conditions d’utilisation ont pour objet de préciser les modalités d’accès au téléservice de demande de publication au JOPF disponible sur le site web Lexpol et ses conditions de fonctionnement.
Ce type de compte peut, s’il le souhaite, créer ultérieurement un ou plusieurs comptes « Contributeur » et les paramétrer.
La gestion des comptes « Contributeur » au sein d’une entité relève de la responsabilité exclusive du ou des « Gestionnaire de l’entité ».
L'utilisation du téléservice requiert un navigateur web à jour ainsi qu'un logiciel permettant la lecture des documents au format PDF (Portable Document Format).
Un guide d’utilisation accessible en ligne présente de façon détaillée le fonctionnement du téléservice.
Ces informations sont strictement personnelles et ne doivent ni être communiquées à un tiers ni laissées accessibles. L'utilisateur engage sa responsabilité dans le cas où il communique à un tiers ses identifiant/mot de passe.
Chaque mot de passe a une durée de vie limitée à six mois. Une semaine avant l’expiration, un message est adressé à l’utilisateur lui indiquant qu’il doit modifier son mot de passe avant l’échéance.
Lorsque vous n’utilisez pas le téléservice ou que vous vous absentez de votre poste de travail, vous devez vous déconnecter du téléservice.
Vous devez configurer votre navigateur web de telle manière qu’il n’enregistre pas votre mot de passe.
Vous ne devez pas utiliser vos identifiant/mot de passe du présent téléservice pour vous connecter à un autre site web.
Si un utilisateur constate que son compte fait l’objet d’une utilisation par une tierce personne, il doit prévenir sans délai le Secrétariat général du gouvernement de la Polynésie française au 40 47 20 52.
Le Secrétariat général du gouvernement ne vous demandera jamais de lui communiquer votre mot de passe par courrier électronique ou par téléphone.
L’utilisation de cette journalisation n’a pas d’autre finalité que de garantir le bon usage et la sécurité du téléservice.
Le présent téléservice utilise des cookies sur le navigateur de l’utilisateur pour stocker un identifiant de session, des préférences utilisateurs et des mesures d’audience.
Ces cookies permettent au téléservice de fonctionner de manière optimale. Vous pouvez vous y opposer et les supprimer en utilisant les paramètres de votre navigateur, cependant votre expérience utilisateur risque d’être dégradée.
Cet espace n’est accessible qu’aux utilisateurs autorisés de l’entité inscrite. Les utilisateurs s’engagent à en avoir un usage conforme à la finalité du téléservice.
L’intégrité des documents est assurée au moyen d’un dispositif calculant une empreinte numérique de tous les fichiers transmis. Les empreintes numériques de chaque fichier sont conservées sur la demande de publication. L’entité utilisatrice et le SGG accèdent et conservent ces empreintes numériques.
Elles sont à destination du secrétariat général du gouvernement et de son sous-traitant la société Tahiti Ingénierie. Elles seront conservées pendant toute la durée de votre inscription à ce service.
Dans les conditions légales et règlementaires, certaines autorités disposent, dans l’exercice de leurs missions, d’un droit de communication de ces données (autorités judicaires, police, gendarmerie, douane...).
Conformément à la loi informatique et libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit de limitation, droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière, que vous pouvez exercer aux adresses suivantes, en justifiant de votre identité : secrétariat général du gouvernement, B.P. 2551, 98713 Papeete – TAHITI, Polynésie française – quartier Broche, rue Dumont d’Urville. Nous contacter
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL www.cnil.fr, sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus.
Pour toute question relative à l’utilisation de vos données, vous pouvez contacter la Déléguée à la Protection des Données (DPD) aux adresses suivantes :
DPO Service de l’informatique
BP 4574 98713 PAPEETE
dpo@informatique.gov.pf
ou consulter notre politique de protection des données : http://lexpol.cloud.pf/LexpolPolitiqueProtectionDonnees.php
A ce titre, il s'engage à prendre toutes les précautions utiles au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Conformément à la finalité du téléservice, les demandes de publication doivent concerner exclusivement des publications dans la partie officielle du JOPF.
L’entité administrative est responsable des documents déposés dans le téléservice au titre d’une demande de publication. A ce titre elle doit s’assurer, avant transmission, que ces fichiers peuvent être lus sans difficultés. Elle veille à ne pas adresser des demandes de publication en doublon.
La taille maximale de chacun des fichiers ne doit pas dépasser 32 Mo.
La qualité et la capacité du réseau à la disposition de l’utilisateur peuvent affecter la bonne transmission des demandes de publication.
Dans le cas où l’utilisateur a l’obligation de fournir une version PDF et une version texte (Word, RTF ou Open document) de son acte, le contenu des deux versions doit être rigoureusement identique. Il est toutefois précisé que c’est la version texte de l’acte qui sera exploitée par l’Imprimerie officielle pour la publication.
En cas de demande de publication irrégulière, le Secrétariat général du gouvernement procède au rejet de la demande et adresse une notification électronique en ce sens à l’utilisateur.
Cependant, il peut être amené à le suspendre temporairement afin de procéder à des opérations de maintenance.
En cas de nécessité ou d’indisponibilité du téléservice une demande de publication au format papier demeure possible.
La désinscription du téléservice s’opère dans un délai de 48h ouvrés à compter du jour où le compte ne contient plus de demandes de publication en cours de préparation.
L’entité administrative, ayant résilié son compte ne peut plus bénéficier du téléservice, sauf à procéder à une nouvelle inscription.
1. Finalité :
Le présent téléservice permet d’effectuer, par voie électronique, des demandes de publication dans la partie officielle du JOPF.2. Utilisateurs du téléservice :
Le téléservice est ouvert exclusivement aux entités suivantes :- l’Etat et ses administrations ;
- les institutions, administrations et autorités de la Polynésie française;
- les communes de Polynésie française.
3. Principales fonctionnalités du téléservice :
- Création et gestion des comptes de l’entité administrative ;
- Préparation d’une demande de publication ;
- Modification d’une demande de publication en cours de préparation ;
- Génération d’un récapitulatif d’une demande de publication ;
- Transmission d’une demande de demande de publication ;
- Confirmation de la réception d’une demande de publication ;
- Information sur les références de la publication à intervenir (date, numéro et page du JOPF) ainsi qu’un lien vers la page du JOPF une fois la publication intervenue ;
- Consultation d’un historique des demandes de publication de l’entité et recherche dans l’historique.
4. Modalités d’inscription :
L’inscription au téléservice s’opère selon les étapes suivantes :- Vous adressez votre demande d’inscription au Secrétariat général du gouvernement de la Polynésie française, Direction de la publication du journal officiel, BP 2551, 98713, Papeete, Tahiti à l’aide du formulaire d’inscription signé par le responsable de votre entité ;
- Le portail de publication adresse par courriel un identifiant et un mot de passe provisoire ;
- Avec cet identifiant/mot de passe provisoire, vous vous connectez au téléservice afin de valider votre compte « Gestionnaire de l’entité » ;
- Vous créez éventuellement des comptes « Contributeur » au sein de votre entité. Ces comptes devront également être validés par leur titulaire.
5. Utilisation :
L’utilisation du téléservice exige l’ouverture d’un compte « Gestionnaire de l’entité ». Une même entité administrative peut avoir plusieurs comptes « Gestionnaire de l’entité ».Ce type de compte peut, s’il le souhaite, créer ultérieurement un ou plusieurs comptes « Contributeur » et les paramétrer.
La gestion des comptes « Contributeur » au sein d’une entité relève de la responsabilité exclusive du ou des « Gestionnaire de l’entité ».
L'utilisation du téléservice requiert un navigateur web à jour ainsi qu'un logiciel permettant la lecture des documents au format PDF (Portable Document Format).
Un guide d’utilisation accessible en ligne présente de façon détaillée le fonctionnement du téléservice.
6. Utilisation de l'adresse de courrier électronique professionnelle :
En indiquant votre adresse de courrier électronique :- vous acceptez de recevoir des communications et notifications électroniques de la part du téléservice.
- vous vous engagez à la maintenir opérationnelle afin de pouvoir recevoir toutes les communications et notifications du téléservice.
7. Adresse du téléservice :
https://lexpol.cloud.pf/extranet/publications.php8. Mots de passe et sécurité :
L'accès au téléservice s’opère par la saisie d’un identifiant et d’un mot de passe.Ces informations sont strictement personnelles et ne doivent ni être communiquées à un tiers ni laissées accessibles. L'utilisateur engage sa responsabilité dans le cas où il communique à un tiers ses identifiant/mot de passe.
Chaque mot de passe a une durée de vie limitée à six mois. Une semaine avant l’expiration, un message est adressé à l’utilisateur lui indiquant qu’il doit modifier son mot de passe avant l’échéance.
Lorsque vous n’utilisez pas le téléservice ou que vous vous absentez de votre poste de travail, vous devez vous déconnecter du téléservice.
Vous devez configurer votre navigateur web de telle manière qu’il n’enregistre pas votre mot de passe.
Vous ne devez pas utiliser vos identifiant/mot de passe du présent téléservice pour vous connecter à un autre site web.
Si un utilisateur constate que son compte fait l’objet d’une utilisation par une tierce personne, il doit prévenir sans délai le Secrétariat général du gouvernement de la Polynésie française au 40 47 20 52.
Le Secrétariat général du gouvernement ne vous demandera jamais de lui communiquer votre mot de passe par courrier électronique ou par téléphone.
9. Logs (journalisation) :
Afin de pouvoir identifier un éventuel accès frauduleux, une utilisation abusive ou de déterminer l’origine d’un incident, le présent téléservice contient un dispositif de gestion des traces et des incidents. Cette journalisation (logs) des événements et opérations effectués sur le serveur du téléservice comporte l’identification de l’utilisateur ayant effectué l’opération et la date et nature de l’opération.L’utilisation de cette journalisation n’a pas d’autre finalité que de garantir le bon usage et la sécurité du téléservice.
10. Cookies :
Un "cookie" (témoin de navigation) est une suite d'informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y reconnecterez.Le présent téléservice utilise des cookies sur le navigateur de l’utilisateur pour stocker un identifiant de session, des préférences utilisateurs et des mesures d’audience.
Ces cookies permettent au téléservice de fonctionner de manière optimale. Vous pouvez vous y opposer et les supprimer en utilisant les paramètres de votre navigateur, cependant votre expérience utilisateur risque d’être dégradée.
11. Espace de préparation des demandes et intégrité des actes transmis :
Le téléservice met à disposition des utilisateurs un espace qui permet de préparer les demandes de publication avant validation et envoi au Secrétariat général du gouvernement de la Polynésie française en vue d’une publication au Journal officiel de la Polynésie française.Cet espace n’est accessible qu’aux utilisateurs autorisés de l’entité inscrite. Les utilisateurs s’engagent à en avoir un usage conforme à la finalité du téléservice.
L’intégrité des documents est assurée au moyen d’un dispositif calculant une empreinte numérique de tous les fichiers transmis. Les empreintes numériques de chaque fichier sont conservées sur la demande de publication. L’entité utilisatrice et le SGG accèdent et conservent ces empreintes numériques.
12. Données personnelles :
Les données à caractère personnel collectées par le secrétariat général du gouvernement, directement auprès de vous font l’objet d’un traitement automatisé ayant pour finalité la gestion des demandes de publication au journal officiel de la Polynésie française. Le traitement de ces données est nécessaire pour accéder à votre demande ainsi qu’à l’accomplissement des missions de service public. Les données à renseigner dans le présent formulaire sont à ce titre obligatoires.Elles sont à destination du secrétariat général du gouvernement et de son sous-traitant la société Tahiti Ingénierie. Elles seront conservées pendant toute la durée de votre inscription à ce service.
Dans les conditions légales et règlementaires, certaines autorités disposent, dans l’exercice de leurs missions, d’un droit de communication de ces données (autorités judicaires, police, gendarmerie, douane...).
Conformément à la loi informatique et libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit de limitation, droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière, que vous pouvez exercer aux adresses suivantes, en justifiant de votre identité : secrétariat général du gouvernement, B.P. 2551, 98713 Papeete – TAHITI, Polynésie française – quartier Broche, rue Dumont d’Urville. Nous contacter
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL www.cnil.fr, sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus.
Pour toute question relative à l’utilisation de vos données, vous pouvez contacter la Déléguée à la Protection des Données (DPD) aux adresses suivantes :
DPO Service de l’informatique
BP 4574 98713 PAPEETE
dpo@informatique.gov.pf
ou consulter notre politique de protection des données : http://lexpol.cloud.pf/LexpolPolitiqueProtectionDonnees.php
13. Responsable de traitement :
Le Secrétaire général du gouvernement de la Polynésie française est le responsable de traitement de ce téléservice.A ce titre, il s'engage à prendre toutes les précautions utiles au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
14. Responsabilité de l’utilisation du téléservice :
Après inscription au téléservice, l’entité administrative accepte d’effectuer ses demandes de publication en ligne en utilisant les fonctionnalités mises à disposition.Conformément à la finalité du téléservice, les demandes de publication doivent concerner exclusivement des publications dans la partie officielle du JOPF.
L’entité administrative est responsable des documents déposés dans le téléservice au titre d’une demande de publication. A ce titre elle doit s’assurer, avant transmission, que ces fichiers peuvent être lus sans difficultés. Elle veille à ne pas adresser des demandes de publication en doublon.
La taille maximale de chacun des fichiers ne doit pas dépasser 32 Mo.
La qualité et la capacité du réseau à la disposition de l’utilisateur peuvent affecter la bonne transmission des demandes de publication.
Dans le cas où l’utilisateur a l’obligation de fournir une version PDF et une version texte (Word, RTF ou Open document) de son acte, le contenu des deux versions doit être rigoureusement identique. Il est toutefois précisé que c’est la version texte de l’acte qui sera exploitée par l’Imprimerie officielle pour la publication.
En cas de demande de publication irrégulière, le Secrétariat général du gouvernement procède au rejet de la demande et adresse une notification électronique en ce sens à l’utilisateur.
15. Disponibilité du téléservice :
Le Secrétariat général du gouvernement de la Polynésie française s'engage à tout mettre en oeuvre pour maintenir une disponibilité permanente du téléservice.Cependant, il peut être amené à le suspendre temporairement afin de procéder à des opérations de maintenance.
En cas de nécessité ou d’indisponibilité du téléservice une demande de publication au format papier demeure possible.
16. Résiliation :
L’entité inscrite au téléservice a la possibilité de résilier son inscription en adressant une demande écrite au Secrétariat général du gouvernement de la Polynésie française - BP 2551, 98713, Papeete, Tahiti.La désinscription du téléservice s’opère dans un délai de 48h ouvrés à compter du jour où le compte ne contient plus de demandes de publication en cours de préparation.
L’entité administrative, ayant résilié son compte ne peut plus bénéficier du téléservice, sauf à procéder à une nouvelle inscription.
